Etap I to wstępna ewidencja kosztów prostych poniesionych w okresie sprawozdawczym w układzie rodzajowym.
Podstawę wstępnej ewidencji kosztów w tym układzie stanowią odpowiednie dokumenty źródłowe, np.: faktury, rozliczenie kosztów podróży służbowych oraz dokumenty wtórne, np.: rozdzielnik płac i narzutów na płace, rozdzielnik zużycia materiałów, itp.

Etap II obejmuje podział zaewidencjonowanych wstępnie kosztów w układzie rodzajowym na” 1:
- koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych
- koszty zakupu,
- koszty działalności podstawowej
- koszty zarządu
- koszty sprzedaży

W ramach drugiego etapu dokonywane są rozliczenia poszczególnych pozycji kosztów rodzajowych na konta odpowiednich funkcji oraz na konta kosztów działalności.
Rozliczeń tych dokonuje się w następujący sposób:
1) koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych ewidencjonowane są na kontach:
- „Koszty zakupu” – bezpośrednie koszty zaopatrzenia materiałowego,
- „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” – inne pozycje kosztów rozliczanych w czasie.
2) koszty działalności podstawowej, odnoszące się do bieżącego okresu, są ewidencjonowane na kontach odpowiadających charakterowi działalności jednostki gospodarczej. Jednostki gospodarcze prowadzące działalność wytwórczą koszty te ewidencjonują w następujący sposób:
- koszty bezpośrednie produkcji podstawowej – na koncie „Produkcja podstawowa”,
- koszty pośrednie wydziałów produkcji podstawowej – na koncie „Koszty wydziałowe”,
- bezpośrednie koszty fazy zbytu – na koncie „Koszty sprzedaży”,
3) bezpośrednie i pośrednie koszty działalności pomocniczej dotyczące okresu bieżącego – na koncie „Produkcja pomocnicza”,
4) koszty zarządu, koszty komórek ogólnych oraz pośrednie koszty zaopatrzenia i zbytu dotyczące bieżącego okresu – na koncie „Koszty zarządu (Koszty ogólnozakładowe)”.

Etap III dotyczy rozliczenia w czasie kosztów dotyczących kilku okresów sprawozdawczych.
W etapie tym dokonujemy rozliczenia w czasie tych kosztów, które zostały wstępnie zarejestrowane na kontach „Koszty zakupu”, i „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów”. Rozliczenie to zalicza odpowiednie części wymienionych kosztów do kosztów poszczególnych typów działalności jednostki gospodarczej.

Etap IV polega na rozliczeniu kosztów danego okresu sprawozdawczego, ustalonych w ramach etapu II i III, na produkowane wyroby i usługi. Etap ten jest końcowym etapem rachunku kosztów, jednocześnie stanowi on przedmiot kalkulacji zaewidencjonowanych wyrobów i usług.

Ustawa z dnia 29 września 19994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) daje dużą swobodę wyboru. Dokonanie odpowiednich rozwiązań w zakresie ewidencji kosztów i zasad ustalania wyniku finansowego nie jest więc łatwe. Zależą one od typu i specyfiki prowadzonej działalności, organizacji wewnętrznej oraz wielu innych uwarunkowań jednostki gospodarczej. Pełna ewidencja jest na ogół bardziej kosztowna. Rezygnacja z niej dla zaoszczędzenia na kosztach może pogorszyć wynik, zwiększyć koszty.
Jednostka może podjąć decyzje o uproszczeniu ewidencji jeżeli jest ona uzasadniona i przyniesie korzyści.
Przy wyborze pomiędzy metodą pełną a różnymi wersjami metod uproszczonych należy zwrócić uwagę na specyfikę jednostki, oraz uwzględnić potrzeby analityczne i obowiązki sprawozdawcze.
Za uproszczone rozwiązania ewidencji kosztów uważa się te rozwiązania, które nie spełniają wymogów pełnej ewidencji, zapewniającej ujecie kosztów w obrębie dwóch podstawowych ich rodzajów, tj. w układzie rodzajowym – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” oraz w układzie kalkulacyjnym na kontach zespołu 5 – „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”2.

Za uproszczenie ewidencji kosztów można uznać ujmowanie ich:
a) wyłącznie w układzie rodzajowym (tj. tylko w zespole 4 planu kont)
b) wyłącznie w układzie kalkulacyjnym (tj. tylko w zespole 5 planu kont)
c) z pominięciem kont zespołu 4 i 5 tj. np.: wprost na konta kosztu własnego funkcjonujących w obrębie zespołu 7 – „Przychody oraz koszty związanie z ich osiągnięciem”, a nawet na koncie „Wynik finansowy” (ma to miejsce rzadziej). Tak daleko idące uproszczenia mogą być dopuszczone w szczególnych przypadkach jednostek, w których nie obowiązują przepisy ustawy o rachunkowości.3
W przypadku zaistnienia potrzeby rozliczenia kosztów w czasie można koszty ująć wstępnie wprost na koncie – „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” w korespondencji z kosztami zespołu 0,1,2,3,8, skąd w ratach odnoszone byłyby na konta kosztu własnego sprzedaży.
Stosując uproszczoną ewidencję należy pamiętać o tym, że musi ona dostarczać niezbędnych danych do:
- podejmowania trafnych decyzji oraz sprawnego kierowania,
- zewnętrznej sprawozdawczości finansowej.

1. Operacje wewnętrzne materialne
2. Operacje wewnętrzne rozrachunkowe
3. Operacje wewnętrzne rozliczeniowe
4. Transakcje elementarne materialne
5. Transakcje elementarne rozrachunkowe
6. Transakcje elementarne transferowe

Podstawowy model ewidencyjny28
Jest to minimalny układ kont, który zapewnia zapisy zgodnie z przyjętą klasyfikacją. Stanowi on konstrukcję teoretyczną dla danej konwencji klasyfikowania zdarzeń gospodarczych. Zgodnie z koncepcją T. Pechego, wyróżniającą sześć typów zdarzeń, podstawowy układ kont29 składa się z pięciu kont, które ujmują:
1. wartości materialne (również niematerialne i prawne),
2. środki pieniężne i papiery wartościowe (walory finansowe),
3. majątek czysty (inaczej kapitał własny),
4. wyniki,
5. roszczenia (należności i zobowiązania). Klasyfikacji rodzajowej odpowiadają konta l, 2, 3, klasyfikacji kierunkowej natomiast konta 4 i 5.