Archive for June, 2008

Pierwszym etapem ewidencji jest udokumentowanie operacji gospodarczych zgodnie z zasadą obowiązującą w rachunkowości, która brzmi-każdy zapis w urządzeniach ewidencyjnych musi wynikać z odpowiedniego, rzetelnie sporządzonego i odpowiadającego wymogom formalnym dokumentu.
Dokumenty stanowiące podstawę zapisu w księgach rachunkowych nazywa się dowodami księgowymi; są one nie tylko formalną, wymaganą przepisami prawnymi21 podstawą zapisu, ale przede wszystkim jego merytorycznym uzasadnieniem.
Dokument (dowód księgowy) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem powinien zawierać-
1. określenie rodzaju dowodu,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacn gospodarczych,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod mną datą – także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,
6. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz – o ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów – sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, 7. numer ewidencyjny dowodu.
Najczęściej wymienia się następujące kryteria klasyfikacji dokumentów (dowodów księgowych):
1. z punktu widzenia podmiotu wystawiającego wyróżnia się dowody
własne — obce
2. z punktu widzenia odbiorcy dokumentu
zewnętrzne – wewnętrzne
3. ze względu na tryb sporządzania
pierwotne – wtórne.