Ewidencję i rozliczanie kosztów działalności eksploatacyjnej możemy podzielić na cztery etapy:

Etap I to wstępna ewidencja kosztów prostych poniesionych w okresie sprawozdawczym w układzie rodzajowym.
Podstawę wstępnej ewidencji kosztów w tym układzie stanowią odpowiednie dokumenty źródłowe, np.: faktury, rozliczenie kosztów podróży służbowych oraz dokumenty wtórne, np.: rozdzielnik płac i narzutów na płace, rozdzielnik zużycia materiałów, itp.

Etap II obejmuje podział zaewidencjonowanych wstępnie kosztów w układzie rodzajowym na” 1:
- koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych
- koszty zakupu,
- koszty działalności podstawowej
- koszty zarządu
- koszty sprzedaży

W ramach drugiego etapu dokonywane są rozliczenia poszczególnych pozycji kosztów rodzajowych na konta odpowiednich funkcji oraz na konta kosztów działalności.
Rozliczeń tych dokonuje się w następujący sposób:
1) koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych ewidencjonowane są na kontach:
- „Koszty zakupu” – bezpośrednie koszty zaopatrzenia materiałowego,
- „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” – inne pozycje kosztów rozliczanych w czasie.
2) koszty działalności podstawowej, odnoszące się do bieżącego okresu, są ewidencjonowane na kontach odpowiadających charakterowi działalności jednostki gospodarczej. Jednostki gospodarcze prowadzące działalność wytwórczą koszty te ewidencjonują w następujący sposób:
- koszty bezpośrednie produkcji podstawowej – na koncie „Produkcja podstawowa”,
- koszty pośrednie wydziałów produkcji podstawowej – na koncie „Koszty wydziałowe”,
- bezpośrednie koszty fazy zbytu – na koncie „Koszty sprzedaży”,
3) bezpośrednie i pośrednie koszty działalności pomocniczej dotyczące okresu bieżącego – na koncie „Produkcja pomocnicza”,
4) koszty zarządu, koszty komórek ogólnych oraz pośrednie koszty zaopatrzenia i zbytu dotyczące bieżącego okresu – na koncie „Koszty zarządu (Koszty ogólnozakładowe)”.

Etap III dotyczy rozliczenia w czasie kosztów dotyczących kilku okresów sprawozdawczych.
W etapie tym dokonujemy rozliczenia w czasie tych kosztów, które zostały wstępnie zarejestrowane na kontach „Koszty zakupu”, i „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów”. Rozliczenie to zalicza odpowiednie części wymienionych kosztów do kosztów poszczególnych typów działalności jednostki gospodarczej.

Etap IV polega na rozliczeniu kosztów danego okresu sprawozdawczego, ustalonych w ramach etapu II i III, na produkowane wyroby i usługi. Etap ten jest końcowym etapem rachunku kosztów, jednocześnie stanowi on przedmiot kalkulacji zaewidencjonowanych wyrobów i usług.

Ustawa z dnia 29 września 19994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) daje dużą swobodę wyboru. Dokonanie odpowiednich rozwiązań w zakresie ewidencji kosztów i zasad ustalania wyniku finansowego nie jest więc łatwe. Zależą one od typu i specyfiki prowadzonej działalności, organizacji wewnętrznej oraz wielu innych uwarunkowań jednostki gospodarczej. Pełna ewidencja jest na ogół bardziej kosztowna. Rezygnacja z niej dla zaoszczędzenia na kosztach może pogorszyć wynik, zwiększyć koszty.
Jednostka może podjąć decyzje o uproszczeniu ewidencji jeżeli jest ona uzasadniona i przyniesie korzyści.
Przy wyborze pomiędzy metodą pełną a różnymi wersjami metod uproszczonych należy zwrócić uwagę na specyfikę jednostki, oraz uwzględnić potrzeby analityczne i obowiązki sprawozdawcze.
Za uproszczone rozwiązania ewidencji kosztów uważa się te rozwiązania, które nie spełniają wymogów pełnej ewidencji, zapewniającej ujecie kosztów w obrębie dwóch podstawowych ich rodzajów, tj. w układzie rodzajowym – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” oraz w układzie kalkulacyjnym na kontach zespołu 5 – „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”2.

Za uproszczenie ewidencji kosztów można uznać ujmowanie ich:
a) wyłącznie w układzie rodzajowym (tj. tylko w zespole 4 planu kont)
b) wyłącznie w układzie kalkulacyjnym (tj. tylko w zespole 5 planu kont)
c) z pominięciem kont zespołu 4 i 5 tj. np.: wprost na konta kosztu własnego funkcjonujących w obrębie zespołu 7 – „Przychody oraz koszty związanie z ich osiągnięciem”, a nawet na koncie „Wynik finansowy” (ma to miejsce rzadziej). Tak daleko idące uproszczenia mogą być dopuszczone w szczególnych przypadkach jednostek, w których nie obowiązują przepisy ustawy o rachunkowości.3
W przypadku zaistnienia potrzeby rozliczenia kosztów w czasie można koszty ująć wstępnie wprost na koncie – „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” w korespondencji z kosztami zespołu 0,1,2,3,8, skąd w ratach odnoszone byłyby na konta kosztu własnego sprzedaży.
Stosując uproszczoną ewidencję należy pamiętać o tym, że musi ona dostarczać niezbędnych danych do:
- podejmowania trafnych decyzji oraz sprawnego kierowania,
- zewnętrznej sprawozdawczości finansowej.