Rachunkowość – ściagi

Ewidencję i rozliczanie kosztów działalności eksploatacyjnej możemy podzielić na cztery etapy:

Etap I to wstępna ewidencja kosztów prostych poniesionych w okresie sprawozdawczym w układzie rodzajowym.
Podstawę wstępnej ewidencji kosztów w tym układzie stanowią odpowiednie dokumenty źródłowe, np.: faktury, rozliczenie kosztów podróży służbowych oraz dokumenty wtórne, np.: rozdzielnik płac i narzutów na płace, rozdzielnik zużycia materiałów, itp.

Etap II obejmuje podział zaewidencjonowanych wstępnie kosztów w układzie rodzajowym na” 1:
- koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych
- koszty zakupu,
- koszty działalności podstawowej
- koszty zarządu
- koszty sprzedaży

W ramach drugiego etapu dokonywane są rozliczenia poszczególnych pozycji kosztów rodzajowych na konta odpowiednich funkcji oraz na konta kosztów działalności.
Rozliczeń tych dokonuje się w następujący sposób:
1) koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych ewidencjonowane są na kontach:
- „Koszty zakupu” – bezpośrednie koszty zaopatrzenia materiałowego,
- „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” – inne pozycje kosztów rozliczanych w czasie.
2) koszty działalności podstawowej, odnoszące się do bieżącego okresu, są ewidencjonowane na kontach odpowiadających charakterowi działalności jednostki gospodarczej. Jednostki gospodarcze prowadzące działalność wytwórczą koszty te ewidencjonują w następujący sposób:
- koszty bezpośrednie produkcji podstawowej – na koncie „Produkcja podstawowa”,
- koszty pośrednie wydziałów produkcji podstawowej – na koncie „Koszty wydziałowe”,
- bezpośrednie koszty fazy zbytu – na koncie „Koszty sprzedaży”,
3) bezpośrednie i pośrednie koszty działalności pomocniczej dotyczące okresu bieżącego – na koncie „Produkcja pomocnicza”,
4) koszty zarządu, koszty komórek ogólnych oraz pośrednie koszty zaopatrzenia i zbytu dotyczące bieżącego okresu – na koncie „Koszty zarządu (Koszty ogólnozakładowe)”.

Etap III dotyczy rozliczenia w czasie kosztów dotyczących kilku okresów sprawozdawczych.
W etapie tym dokonujemy rozliczenia w czasie tych kosztów, które zostały wstępnie zarejestrowane na kontach „Koszty zakupu”, i „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów”. Rozliczenie to zalicza odpowiednie części wymienionych kosztów do kosztów poszczególnych typów działalności jednostki gospodarczej.

Etap IV polega na rozliczeniu kosztów danego okresu sprawozdawczego, ustalonych w ramach etapu II i III, na produkowane wyroby i usługi. Etap ten jest końcowym etapem rachunku kosztów, jednocześnie stanowi on przedmiot kalkulacji zaewidencjonowanych wyrobów i usług.

Ustawa z dnia 29 września 19994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) daje dużą swobodę wyboru. Dokonanie odpowiednich rozwiązań w zakresie ewidencji kosztów i zasad ustalania wyniku finansowego nie jest więc łatwe. Zależą one od typu i specyfiki prowadzonej działalności, organizacji wewnętrznej oraz wielu innych uwarunkowań jednostki gospodarczej. Pełna ewidencja jest na ogół bardziej kosztowna. Rezygnacja z niej dla zaoszczędzenia na kosztach może pogorszyć wynik, zwiększyć koszty.
Jednostka może podjąć decyzje o uproszczeniu ewidencji jeżeli jest ona uzasadniona i przyniesie korzyści.
Przy wyborze pomiędzy metodą pełną a różnymi wersjami metod uproszczonych należy zwrócić uwagę na specyfikę jednostki, oraz uwzględnić potrzeby analityczne i obowiązki sprawozdawcze.
Za uproszczone rozwiązania ewidencji kosztów uważa się te rozwiązania, które nie spełniają wymogów pełnej ewidencji, zapewniającej ujecie kosztów w obrębie dwóch podstawowych ich rodzajów, tj. w układzie rodzajowym – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” oraz w układzie kalkulacyjnym na kontach zespołu 5 – „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”2.

Za uproszczenie ewidencji kosztów można uznać ujmowanie ich:
a) wyłącznie w układzie rodzajowym (tj. tylko w zespole 4 planu kont)
b) wyłącznie w układzie kalkulacyjnym (tj. tylko w zespole 5 planu kont)
c) z pominięciem kont zespołu 4 i 5 tj. np.: wprost na konta kosztu własnego funkcjonujących w obrębie zespołu 7 – „Przychody oraz koszty związanie z ich osiągnięciem”, a nawet na koncie „Wynik finansowy” (ma to miejsce rzadziej). Tak daleko idące uproszczenia mogą być dopuszczone w szczególnych przypadkach jednostek, w których nie obowiązują przepisy ustawy o rachunkowości.3
W przypadku zaistnienia potrzeby rozliczenia kosztów w czasie można koszty ująć wstępnie wprost na koncie – „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” w korespondencji z kosztami zespołu 0,1,2,3,8, skąd w ratach odnoszone byłyby na konta kosztu własnego sprzedaży.
Stosując uproszczoną ewidencję należy pamiętać o tym, że musi ona dostarczać niezbędnych danych do:
- podejmowania trafnych decyzji oraz sprawnego kierowania,
- zewnętrznej sprawozdawczości finansowej.

Zestawienie obrotów i sald służy do sprawdzenia poprawności zapisów ze względu na równowagę bilansową i dlatego nazywane jest „bilansem próbnym” lub „bilansem obrotów i sald”.
Zestawienie obrotów i sald pozwala na wykrycie następujących błędów: zapisanie kwoty operacji po tej samej stronie kont, zapisanie innej kwoty po stronie Winien i innej po stronie Ma, zapisanie kwoty tylko po jednej stronie, błędne podsumowanie obrotów lub wyliczenie salda.
Zestawienie obrotów i sald nie pozwala stwierdzić takich błędów, jak: dwukrotne zaksięgowanie tej samej pozycji lub niewłaściwej kwoty po obu stronach właściwych kont, księgowanie na niewłaściwych kontach lub po przeciwnych, aniżeli należało, stronach kont z zachowaniem reguły II podwójnego zapisu. Jeśli błędy te powodowałyby powstanie sald na kontach bilansowych niezgodnych z ich treścią merytoryczną, np. na kontach aktywnych salda kredytowe, wówczas bilans próbny ujawni takie nieprawidłowości.
Zestawienie obrotów i sald obok funkcji kontroli rachunkowej stanowi źródło informacji o sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa, dokonywanych obrotach i osiągniętych wynikach.

Określają one sposób rejestracji w ewidencji księgowej dowolnego podmiotu gospodarczego. Tradycyjnie mówi się o zasadzie podwójnego zapisu24, w której można wyróżnić dwie reguły25.
Reguła I jest konsekwencją podwójnej klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i wynikającego z niej pogrupowania tych zdarzeń w sześć podstawowych typów zbiorów — „każde zdarzenie gospodarcze podlega podwójnej rejestracji: raz jako zmiana stanu majątkowego o charakterze kierunkowym i drugi raz jako zmiana związana z klasyfikacją rodzajową”26. Z zastosowania tej reguły nie wynika jeszcze, czy charakter zmian polegał na zwiększeniu, czy na zmniejszeniu składników majątkowych.
Reguła II zakłada, że „każdy podwójny zapis wartości zdarzenia gospodarczego polega na tym, że jedna rejestracja jest dodatnia, druga zaś ujemna”27.
Łącząc treść obu reguł należy stwierdzić, że każde zdarzenie gospodarcze traktowane jako wielkość dodatnia ze względu na kryterium kierunkowe musi być jednocześnie zarejestrowane jako wielkość ujemna z punktu widzenia kryterium rodzajowego, i odwrotnie. Tradycyjnie oznacza to, że zawsze jeden zapis musi być dokonany na stronie Winien (Dt), drugi zaś po stronie Ma (Ct).
Zastosowanie reguł podwójnego zapisu pozwala na księgową interpretację sześciu podstawowych typów zdarzeń:

1. Operacje wewnętrzne materialne
2. Operacje wewnętrzne rozrachunkowe
3. Operacje wewnętrzne rozliczeniowe
4. Transakcje elementarne materialne
5. Transakcje elementarne rozrachunkowe
6. Transakcje elementarne transferowe

Podstawowy model ewidencyjny28
Jest to minimalny układ kont, który zapewnia zapisy zgodnie z przyjętą klasyfikacją. Stanowi on konstrukcję teoretyczną dla danej konwencji klasyfikowania zdarzeń gospodarczych. Zgodnie z koncepcją T. Pechego, wyróżniającą sześć typów zdarzeń, podstawowy układ kont29 składa się z pięciu kont, które ujmują:
1. wartości materialne (również niematerialne i prawne),
2. środki pieniężne i papiery wartościowe (walory finansowe),
3. majątek czysty (inaczej kapitał własny),
4. wyniki,
5. roszczenia (należności i zobowiązania). Klasyfikacji rodzajowej odpowiadają konta l, 2, 3, klasyfikacji kierunkowej natomiast konta 4 i 5.

W rachunkowości konieczny jest taki układ zapisu, który pozwala oddzielnie rejestrować dodatnie i ujemne zmiany w składnikach majątku jako zasobu i majątku czystego (kapitału własnego) podmiotu gospodarczego. Ponieważ zapis operacji składa się z elementów
identyfikujących dokument (dowód) i zawarte w nim informacje, już ^ średniowieczu wynaleziono formę służącą ewidencji księgowej, czyli konto. W schemacie konta podstawowe znaczenie mają dwie kolumny – lewa i prawa, stosowane do rejestrowania i grupowania kwot pieniężnych operacji gospodarczych o przeciwnych znakach (+ —). Różne rozwiązania graficzne konta, wynikające ze zmian w technice księgowej, zawierają zawsze dwie kolumny liczbowe (w technice komputerowej może to być odpowiedni algorytm), odpowiadające innej stronie konta:
— lewa strona nosi nazwę Debet (Dt) lub Winien (VW) dla zapisu dodatniego (+),
— prawa strona nosi nazwę Credit (Ct) lub Ma (Ma) dla zapisu ujemnego (-).
Każde konto ma określoną nazwę, zwykle uzupełnioną symbolem cyfrowym. Do celów dydaktycznych możliwe jest zastosowanie schematu konta zwanego „teowym” od litery „T”.
Księgowanie operacji po stronie lewej konta nazywa się: obciążeniem konta, zapisywaniem w ciężar konta, debetowaniem. Księgowanie po stronie prawej konta nazywa się: uznawaniem konta, zapisywaniem na dobro konta, kredytowaniem. Suma zapisów po każdej stronie konta nazywa się obrotem konta: obrót Dt i obrót Ct. Różnica obrotów Dt i Ct danego konta nazywana Jest saldem:
obrót Dt — obrót Ct = saldo debetowe (Dt), obrót Ct — obrót Dt = saldo kredytowe (Ct).
Otwarcia konta dokonuje się przez wpisanie stanu początkowego z bilansu otwarcia lub sumy pierwszej operacji gospodarczej.
Zamknięcie konta polega na wpisaniu salda (jest to saldo końcowe konta) na tę stronę konta, która wykazuje mniejszą sumę obrotów: obroty konta zostają zbilansowane.
Brak sald oznacza zerowy stan konta na początek lub koniec okresu.
Jednym z istotnych kryteriów klasyfikowania kont jest ich sposób funkcjonowania, co pozwala wyróżnić: — konta bilansowe, — konta niebilansowe.
Podstawowym zadaniem kont bilansowych jest określenie stanu i zmian składników majątkowych — aktywów ofaz źródeł ich pochodzenia – pasywów. Ich salda na koniec okresu przenosi się do bilansu. Konta bilansowe dzieli się na aktywne i pasywne oraz aktywno-pasywne.
Konta bilansowe aktywne występują wyłącznie w aktywach bilansu: saldo początkowe wpisuje się po stronie Winien (Dt), po tej stronie księguje się wszystkie zwiększenia. Wszelkie zmniejszenia ujmuje się po stronie Ma (Ct), której obroty są zawsze mniejsze od sumy obrotów i salda początkowego strony Winien (Dt) lub równe.
Do kont bilansowych pasywnych należą te, które występują wyłącznie w pasywach bilansu. Saldo początkowe na tych kontach wpisuje się po stronie Ma (Ct), po tej też stronie wpisuje się wszystkie zwiększenia. Strona Winien (Dt) tych kont służy do ewidencji zmniejszeń i obroty tej strony są zawsze mniejsze niż obroty strony Ma (Ct) lub równe.